Das A und O im Kampf um Arbeitskräfte

Hallo, hier spricht KIM, die KI-Assistentin Ihres Hausarztes“ – Paul^* verdreht die Augen.
Eigentlich wollte er nur einen Termin vereinbaren, doch jetzt muss er der KI-Assistentin wieder Rede und Antwort stehen. Bis sie ihn danach fragt, was er eigentlich will, checkt sie zuerst einmal den vollen Namen ab, lässt sich die Sozialversicherungsnummer nennen und, und, und … Weil KI sich manchmal mit dem österreichischen Idiom etwas schwertut, sprich Dialekte, wie sie im Lebensalltag vorkommen, eher nicht so gut versteht, dauert das Telefonat für eine Terminvereinbarung, das normalerweise in etwas mehr als einer Minute erledigt wäre, mitunter 5 bis 8 Minuten. Am Ende des ganzen Prozesses erhält Paul dann ein SMS oder einen Rückruf von der Assistentin seines Hausarztes, um den Termin endgültig zu finalisieren. „Schöne neue digitale Welt“, denkt sich Paul und legt sein Handy zur Seite: „Jetzt werde ich nicht nur beinahe jede Woche von einer KI angerufen, die mir irgendetwas verkaufen will, sondern muss auch schon mit einer telefonieren, wenn ich einen simplen Termin vereinbaren will“, kommentiert Paul enerviert das Gespräch.

Hochmotiviert, aber schlampig

„KI ist im Alltag der Menschen angekommen“, „KI erobert die Arbeitswelt“, „KI kostet Jobs“– Schlagzeilen wie diese beherrschen die mediale Berichterstattung. Alle, die etwas auf sich halten, müssen zum Thema Stellung beziehen – auch im Gesundheitswesen. Mag sein, dass es zutrifft, dass KI in der Lage ist, die Entwicklung neuer Medikamente rascher voranzutreiben, mag sein, dass KI Röntgenbilder rascher analysieren kann, als es ein Mensch jemals schaffen würde – doch dort, wo es um die zwischenmenschliche Kommunikation geht, stößt KI rasch an ihre Grenzen. Oder wie es Sandra Wachter, Professorin für Technologie und Regulierung am Oxford Internet Institute der Universität Oxford, verschiedenen Medienberichten zufolge auf den Punkt brachte: „KI ist wie ein hoch motivierter, aber unzuverlässiger und schlampiger Mitarbeiter, dem man ständig auf die Finger schauen muss.“

Vor allem, wenn es um das Wohlbefinden der Patient:innen geht, wird KI menschliche Mitarbeiter:innen nicht ersetzen können – das gilt auch und besonders an der Tara. Diese Erkenntnis sowie der virulente Fachkräftemangel in Österreichs Apotheken zwingen zum Umdenken. Wer keine neuen Mitarbeiter:innen findet, muss sich – man möchte fast sagen „zwangsläufig“ – damit beschäftigen, wie man qualifizierte Mitarbeiter:innen hält bzw. motiviert und deren Zufriedenheit mit der eigenen Arbeit steigert.

Mitarbeitermotivation: mehr als nur Geld

Eines vorweg: Geld allein macht nicht glücklich. Die klassische Motivation durch finanzielle Anreize hat zwar eine Bedeutung – vor allem als sogenannter „Hygienefaktor“ –, führt aber nicht dauerhaft zu einer höheren Arbeitszufriedenheit. Eine – nicht unbedingt neue – Erkenntnis, wird sie doch schon 1959 in der „Zwei-Faktoren-Theorie“ (auch bekannt als Motivator-Hygiene-Theorie) von Frederick Herzberg erwähnt.

Ebenso wichtig wie eine angemessene Bezahlung sind echte Wertschätzung, Entwicklungschancen, das Erkennen der Sinnhaftigkeit der eigenen Tätigkeit und einige andere Faktoren, die wir im Folgenden kurz zusammengefasst haben:

Wertschätzung zeigen. Eigentlich eine „No na net“-Empfehlung, und doch sind die meisten von uns – speziell aus der Schulzeit – anderes gewohnt. Menschen brauchen Lob – am besten werden Leistungen zeitnah und konkret hervorgehoben, nicht nur am Jahresende. Anerkennung zählt zu den wichtigsten Motivatoren, oft sogar mehr als zusätzliche Boni-Zahlungen.

Mitgestaltung und Verantwortung fördern. Verantwortungsübernahme steigert das Gefühl von Selbstwirksamkeit und kann unheimlich motivieren. Sie sollten Ihren Mitarbeiter:innen Raum geben, eigene Ideen einzubringen – z. B. bei Abläufen, Präsentationen oder Teamprojekten.

Weiterentwicklung unterstützen. Fortbildungen, Teilnahme an Kursen oder auch interne Treffen zum Wissensaustausch in lockerer Atmosphäre tragen dazu bei, die Arbeitszufriedenheit zu heben. Bei Letzterem – also dem internen Wissensaustausch – sollten Sie allerdings darauf achten, dass dieser nicht zu einer routinemäßigen Veranstaltung wird, die von den Teilnehmer:innen nur mehr als mühseliges Pflichtprogramm angesehen wird. Verschiedene Studien zeigen, dass die eigenen Entwicklungsmöglichkeiten als Topfaktor in puncto Arbeitszufriedenheit gesehen werden. Das gilt auch und besonders für Pharmazeutisch-kaufmännische Assistent:innen (PKA).

Regelmäßiges Feedback etablieren. Kurzfristiges, konstruktives Feedback verbessert nicht nur die Leistung, sondern schafft auch Klarheit und motiviert. Scheuen Sie sich nicht davor, ein 360°-Feedback zu etablieren – sprich, auch für sich selbst Feedback von Ihren Mitarbeiter:innen einzuholen. Diese Methode bietet einen Rundumblick auf die Leistung und das Verhalten aller.

Gute Teamkultur aufbauen. Ein starkes Team-Gefühl zählt zu den wichtigsten Faktoren in puncto Arbeitszufriedenheit. Freundschaftliche Beziehungen am Arbeitsplatz stärken Bindung und den Arbeitsenthusiasmus.

Flexibilität bieten. Flexible Arbeitszeiten oder Gleitzeit helfen, den Alltag mit privaten Verpflichtungen zu vereinbaren. Ein gutes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben – neuerdings gerne Work-Life-Balance genannt – trägt dazu bei, die Motivation direkt zu steigern, wirkt positiv auf das Engagement und reduziert Burnout-Risiken.

Aufgaben sinnvoll gestalten. Je mehr Abwechslung, Autonomie und Feedback eine Tätigkeit bietet, desto höher die intrinsische Motivation– oder zu Deutsch: der innere Antrieb der Mitarbeiter:innen.

Konflikte offen und fair lösen. Ein respektvoller Umgang auch bei Meinungsverschiedenheiten schafft Vertrauen und Sicherheit.

Sinnhaftigkeit hervorheben. Die Forschung zeigt, dass sinnstiftende Tätigkeiten die Motivation erheblich erhöhen. Jede Rolle in der Apotheke trägt zur Gesundheit der Kund:innen bei, das sollte man allen Mitarbeiter:innen immer wieder einmal vor Augen halten.

Last, but not least – faire Bezahlung und transparente Regeln. Auch wenn Geld allein langfristig nicht motiviert, zeigen Studien dennoch: Wer sich gerecht bezahlt fühlt, ist positiv motiviert und nimmt das Umfeld, in dem er arbeitet, positiver wahr.

Studien zeigen zudem, dass besonders Frauen am Arbeitsplatz wertschätzende, ethische und unterstützende Umgebungen mit klaren Kommunikationswegen noch stärker als motivierend erleben. Wer seine Mitarbeitenden wirklich motivieren will, muss sie kennen, wertschätzen und einbeziehen. Das ist letztlich nicht nur eine Frage der Führungsstrategie, sondern auch des Respektes.