Dokumentation für ­intelligente „Faule“

Lange Zeit hat im Krankenhaus jedes Gewerk seine eigenen IT-Tools verwendet, oft ist es nach wie vor so. Ob IT, Technik, Warenlogistik, Finanz- oder Anlagenbuchhaltung – autarke Inseln waren auf ihre zentralen Prozesse fokussiert. Dort, wo Schnittstellen unvermeidlich waren, etwa bei der Führung eines Medizinprodukteverzeichnisses in der Anlagenbuchhaltung, wurde ein gemeinsamer Weg unumgänglich. Fazit: Je mehr Schnittstellen, desto komplexer, ineffizienter und fehleranfälliger entwickeln sich diese Prozesse.

Papierloses Krankenhaus

„Heute existieren übergeordnete Systeme, die innovative dynamische Übergänge schaffen können. Der Workflow wird zentral gesteuert und Redundanzen vermieden“, weiß DI Martin Krammer, MSc, SANTESIS Technisches Gebäudemanagement & Service GmbH, aus Erfahrung in unterschiedlichen Krankenhäusern. So können zum Beispiel die Gerätestammdaten vonseiten der Technik so erfasst werden, dass sie mit den Mitarbeiterdaten verknüpft auch die Einweisung dokumentieren können. Unabhängig vom Endgerät – ob Handy, Tablet oder PC – kann on- oder offline zum Beispiel der Medizintechniker Wartungsarbeiten vor Ort übernehmen oder der Arzt eine Bedienungsanleitung eines Gerätes einsehen. Ohne Medienbruch und praktisch papierlos überzeugen derartige Managementtools, da sie die Kommunikation und den Betrieb wesentlich vereinfachen. Die Abstimmung der Datensätze bedarf natürlich einiger Vorbereitungen, eröffnet aber anschließend Effizienzpotenziale in der laufenden Nutzung. Wirklich neu ist daran nicht die IT-Infrastruktur, sondern der Plattformgedanke: „Führend im Gesundheitswesen ist zum Beispiel HSD ­NOVAFM, eine moderne CAFM-Softwarelösung, die vollständig auf Basis aktuellster Technologien entwickelt wurde. Die Software hat eine einzige durchgängige Anwendung für alle Clients, das heißt, alle Eingaben oder Änderungen müssen nur einmalig durchgeführt werden. Das Produkt bietet zeitgemäße Bedienkonzepte, arbeitet Betriebssystem-unabhängig und hat eine extrem schnelle Performance, die für größte Datenmengen ausgelegt ist“, erklärt Krammer. Mit HSD NOVAFM ist es möglich, sämtliche Prozesse nach dem verbreiteten ITIL-Standard und ISO 20000 zum Incident Management, Problem Management und Change Management abzubilden.

Mitarbeiter einbinden

Dass hier rasch auch die Datenschützer auf den Plan treten, liegt auf der Hand, daher rät Krammer: „Bei einer Umstellung auf ein zentrales Datenbankmanagement muss auf jeden Fall der Betriebsrat schon sehr früh mit einbezogen werden.“ Ohne gemeinsame Planung und Einbeziehung der Mitarbeiter geht es nach Ansicht des Experten ohnehin nicht. Dass es funktioniert belegt die Praxis: „Wir haben Krankenhäuser, die bereits durchgängig an einem Customer Management System hängen“, so Krammer. Die Schnittstellen werden aber erst dann günstiger, wenn am Anfang in den Abstimmungsprozess und in die Bedarfserhebung investiert wird. Das erfordert abteilungs- und aufgabenübergreifendes Denken und führt letztendlich auch dazu, dass das Verständnis zwischen den Berufsgruppen verbessert wird. Unterstützung für das komplexe Vorhaben kommt häufig vonseiten des Qualitäts- oder Risikomanagements. Am Ende stehen größtmögliche Mobilität, Flexibilität und Schnelligkeit.

DI Martin Krammer, MSc

Geschäftsleitung SANTESIS
Technisches Gebäudemanagement & Service GmbH

Foto: tom mesic 2014


MP 02|2016

Herausgeber: AUSTROMED, Interessensvertretung der Medizinprodukte-Unternehmen
Publikationsdatum: 2016-04-22