Webinare: Mit technischen Finessen punkten

Zunächst einmal hatten wir den Vorteil, dass wir bereits vor der Pandemie bestimmte Kongresse, die nur eine kleine Zielgruppe adressierten, gestreamt haben. Wir hatten somit keine Berührungsängste und zudem bereits Partner an unserer Seite, die die Technik beherrschten“, erinnert sich Eva Pernek an den Beginn der Pandemie, als von einem Tag auf den anderen alles anders wurde. So ist es dem Unternehmen gelungen, bereits am 27.3.2020 – also nur wenige Tage nach Beginn des 1. Lockdowns – die erste digitale Veranstaltung für rund 1.000 Besucher abzuhalten. Ein Erfolg, auf den Pernek stolz ist – und der sich herum­gesprochen und zu Anfragen für weitere ­digitale Events geführt hat.
Doch wie erreicht man eine solche Erfolgsgeschichte, die im Kasten (Seite 24) mit Zahlen eindrucksvoll belegt ist?

Die passende Technik

„Eine wichtige Grundlage ist, die richtige Technik für das jeweilige Webinar auszuwählen. Ganz grob kann man dabei zwischen zwei Settings unterscheiden: reine Wissensvermittlung und Wissensvermittlung plus Interaktion. Bei Variante 1 ist eine Chatfunktion ausreichend (die muss es allerdings geben, sonst kann man keine DFP-Punkte vergeben), bei Version 2 braucht man zusätzlich weitere Interaktionstools“, erklärt Pernek. Bei der Wahl des Settings sollte man sich immer fragen, was das Ziel der Veranstaltung ist und wie man Meinungsaustausch am adäquatesten ermöglichen kann. „Bei hybriden Veranstaltungen wird das technische Setting dann noch herausfordernder, da hierbei ja einige Teilnehmer live vor Ort, andere über ihre Computer dabei sind. Hier kann man beispielsweise die Variante wählen, dass die remote zugeschalteten Referenten auf einer großen Leinwand zu sehen sind“, erläutert Pernek.
Ganz essenziell sei auch, immer vorab die Technik und die Internetleitung mit den Referenten zu testen: „Auch wenn diese glauben, sie hätten die digitale Welt mittlerweile im Griff, sollte man nie auf einen kurzen Test verzichten, denn es kann in Bezug auf die Technik so vieles schiefgehen, an das die Vortragenden nicht denken. Damit es kein böses Erwachen gibt, führt daher am Testlauf kein Weg vorbei!“

Am Puls der Zeit bleiben

Wie rasch sich gerade im digitalen Bereich die Technik entwickelt, haben die letzten Jahre eindrucksvoll gezeigt. „Diese rasante Entwicklung geht weiter, und auch für ­Webinare sind immer wieder neue technische Möglichkeiten verfügbar. Hier gilt es, am Puls der Zeit zu bleiben, um aktuelle Features gekonnt einzubauen. Zum Beispiel gibt es bereits Webinare, an denen die Besucher mit ihrem eigenen Avatar teilnehmen können – man fühlt sich wie in einem Computerspiel“, gibt Pernek Einblick in die Neuerungen.

Digitale Location namens „Futuro Campus“

Die Zeitersparnis von digitalen Veranstaltungen ist für viele ein Pluspunkt. Dennoch fehlt das Gefühl, „wohin zu gehen“, gerade bei digitalen Kongressen. „Daher haben wir gemeinsam mit unseren Schwesterverlagen MedMedia und Universimed einen digitalen Campus entwickelt. Dieser soll für Kongresse eingesetzt werden, kann aber auch für andere Online-Veranstaltungen gebucht werden. Unser ,Futuro Campus‘ erzeugt die Anmutung, dass man tatsächlich in ein Kongressgebäude hineingeht und sich darin bewegt. Auch für Sponsoren bietet unser digitaler Campus viele großartige Möglichkeiten“, berichtet Pernek. So können zum einen in den Räumen, in denen sich die digitalen Besucher aufhalten, Sponsorlogos präsentiert werden. Zum anderen besteht die Möglichkeit einer digitalen Fachausstellung. „Wir dürfen nicht vergessen, dass Ärzte die aktuellen Informationen von den Firmen brauchen, um auf dem neusten Stand zu bleiben. Und die Pandemie hat die Digitalaffinität bei den Ärzten deutlich angehoben: Während vor der Pandemie maximal 35% der ­Teilnehmer via Stream dabei waren, ist der digitale Weg derzeit der deutlich bevorzugte“, so Pernek.

oben: Ticket für eine Veranstaltung im Futuro Campus unten: Der MEDahead-Stand im Futuro Campus

In der Fachausstellung auf dem Futuro Campus kann man als Sponsor dreidimensionale Stände in zwei Größen buchen, mit Videos, PDFs in einem Zeitungsständer, Goodie-Bags und Live-Chats mit den Standmitarbeitern (die optisch an die realen Mitarbeiter angepasst werden können). „Ein großer Vorteil der digitalen Veranstaltungen – z.B. am Futuro Campus – ist die Nachvollziehbarkeit dessen, was die Besucher tun: Welche Vorträge werden besucht, wird die Fachausstellung aufgesucht und wenn ja, welche Stände werden dort angesteuert und welche PDFs werden dann angeklickt? Alle diese Zahlen können einfach erhoben werden“, betont Pernek. Der erste Einsatz für den Futuro Campus war am 2. September 2021, als der Wrap-Up „Hämato-Onkologie“ stattfand.

Selektive Bewerbung

Im Bereich der Bewerbung sieht Pernek eine weitere Stärke von MEDahead: „Eine crossmediale Bewerbung für Webinare ist heutzutage natürlich selbstverständlich. Wichtig dabei ist die selektive Auswahl der Zielgruppe, damit wirklich nur jene Personen adressiert werden, für die die Veranstaltung interessant ist. Durch die Zusammenarbeit im Netzwerk mit MedMedia und Universimed kann jede Zielgruppe in Print und Digital selektiv gut erreicht werden.“
Aber nicht nur bei den potenziellen Besuchern von Webinaren kann MEDahead auf ein effizientes Netzwerk zugreifen. Pernek: „Wir sind generell aufgrund unserer jahrelangen Erfahrung in der Ärzte-Community sehr gut vernetzt. Über unsere Kontakte gelingt es uns daher auch, internationale Referenten für Kongresse zu gewinnen, deren Teilnahme bei digitalen Varianten weitaus einfacher zu organisieren und auch zu finanzieren ist.“

Auch Print wird digital!

Zudem hat MEDahead sein Publikationsportfolio digital erweitert. So wird zum Beispiel, wenn man in einem PDF blättert, eine Audiodatei oder ein Video automatisch gestartet. „In unseren digitalen Kongressberichten kann beispielsweise ein Expertenstatement als Audio- oder Videodatei oder eine Originalstudie zum Aufrufen etc. hinterlegt sein“, erklärt Pernek. Dadurch kann mehr Inhalt angeboten werden, und dieser kann mit unterschiedlichen Sinnen rezipiert werden. Auch die Abfrage, wie viele Teilnehmer was wie oft angeklickt haben, ist unkompliziert möglich.

MEDahead hat auch sein Printportfolio mit digitalen Tools erweitert. So werden z.B. digitale Kongressberichte angeboten.

Zukunftspläne

Nach den Zukunftsplänen gefragt, meint Pernek: „Wir werden uns weiterhin an die Gegebenheiten anpassen und technische Neuheiten so rasch wie möglich in unsere Angebote integrieren. Denn wenn man etwas verändern will, muss man schnell sein.“ Den digitalen Bereich werde man kontinuierlich erweitern. „Die Rückmeldungen zeigen, dass die Besucher weiterhin Interesse an digitalen Veranstaltungen haben“, so Pernek. Hybride Veranstaltungen werden selbstverständlich ebenfalls zum Portfolio von MEDahead gehören, und außerdem: „Wir werden in Zukunft alle unsere analogen Veranstaltungen auch streamen, weil wir gesehen haben, dass diese Möglichkeit von vielen gerne genutzt wird“, verspricht sie.
„Zudem wollen wir Augmented Reality, z.B. 3-D-Bilder, verstärkt in unsere Printprodukte einbauen. Denn gerade im Medizinbereich gibt es so vieles, was in 3-D besser erklärbar ist“, weiß Pernek aus der Praxis. Kurz: ­MEDahead wird alle seine Content-Angebote mit digitalen Effekten speziell aufbereiten und ist damit mehr als zukunftsfit!