Aspirantenecke: Wareneingangsbuch vs. Wareneingangskartei

Aufzeichnungen in der Apotheke – Teil 2

In der letzten Ausgabe der Aspirantenecke haben wir uns mit Aufzeichnungen beschäftigt, die in der Apotheke verpflichtend zu führen sind, und die Elaborationskartei im Detail erörtert. Dieses Mal widmen wir uns der Wareneingangskartei, oder auch Rohstoffprüfkartei, und dem Wareneingangsbuch. Achtung: Es handelt sich hierbei um zwei unterschiedliche „Bücher“!

WareneingangsBUCH:

Für steuerliche Zwecke ist jede:r Konzessionär:in grundsätzlich verpflichtet, ein Wareneingangsbuch führen. Hier sind alle ­Wareneingänge zu dokumentieren (Arzneimittel, Rohstoffe, Hilfsstoffe etc.), die in der Apotheke bezogen werden (= Sammlung aller Lieferscheine) und die zum Weiterverkauf bestimmt sind*. Unter dem Begriff „Ware“ versteht man üblicherweise alles, was zum Weiterverkauf an Kund:innen bestimmt ist. Hilfsstoffe sind Dinge, die bei der Verarbeitung und zur Abgabe diverser Waren notwendig sind, wie zum Beispiel Salbentuben, Tiegel, Etiketten, Verpackungsmaterial etc.

Folgende Angaben müssen hier dokumentiert werden:

• Lieferscheinnummer
• Lieferdatum
• Name und Anschrift des Lieferanten
• Name, Menge und Preis der bezogenen Ware

WareneingangsKARTEI:

Jede Apotheke ist nach § 5 Arzneibuchgesetz verpflichtet, alle bezogenen Rohstoffe zu dokumentieren (siehe auch Warenein­gangsbuch) und vor der Verwendung einer Identitätsprüfung zu ­unterziehen. Gängige Methoden sind sicherlich die Schmelzpunktbestimmung, chemische Färbungs- und Fällungsreaktionen, Flammenfärbung, organoleptische Überprüfungen (Teedrogen) etc. Es ist allerdings nicht immer einfach, für alle Rohstoffe praktikable Prüfungsmethoden für die Durchführung in der Apotheke zu finden.

Im Arzneibuchgesetz steht hierzu unter § 4 Folgendes:

(2) Bei der Prüfung können auch andere Methoden angewendet und andere Geräte benutzt werden, als sie im Arzneibuch beschrieben sind, sofern nach dem jeweiligen Stand der Wissenschaft gewährleistet ist, dass nachweislich die gleichen Ergebnisse wie mit den im Arzneibuch beschriebenen Methoden und Geräten erzielt werden. Bei der Herstellung dürfen nur dann andere Methoden angewendet werden, sofern eine Monografie des Arzneibuchs ein anderes Herstellungsverfahren ausdrücklich zulässt.

(3) Sofern das Arzneibuch keine Regeln über die Herstellung, Prüfung und das Inverkehrbringen von Arzneimitteln, Behältnissen oder Umhüllungen enthält, ist der jeweilige Stand der Wissenschaft einzuhalten.

Dokumentiert werden müssen folgende Angaben:

• Bezeichnung des Rohstoffs
• Lieferant
• Lieferdatum
• bezogene Menge
• Chargenbezeichnung
• Zertifikat der Qualitätsprüfung nach § 5 Abs. 1 Arzneibuchgesetz
• Datum, Methode und Ergebnis der Qualitätsprüfung durch den Apotheker
• Datum, Methode und Ergebnis der Identitätsprüfung durch den Apotheker
• Dauer der Verwendbarkeit (Ablaufdatum)
• Lagerungsbedingungen
• Paraphe des:der verantwortlichen Apotheker:in

Die ordnungsgemäße Überprüfung der Qualität der Rohstoffe gemäß § 5 Abs. 1 Arzneibuchgesetz ist für die Apotheke normalerweise nicht durchführbar. Daher entfällt diese Überprüfung, wenn ein entsprechendes Prüfzertifikat über die Durchführung der im Arzneibuch vorgeschriebenen Qualitätsprüfungen vorliegt (siehe § 5 Abs. 2 Arzneibuchgesetz).

Die Wareneingangskartei ist mindestens 5 Jahre aufzubewahren.