Mehr Vertrauen, weniger Formalismus

Regulierung soll Sicherheit schaffen – in der Praxis bindet sie jedoch immer mehr Zeit, Personal und Geld. Gerade Krankenhäuser stehen vor der Herausforderung, Versorgung, Einkauf, Berichtspflichten und rechtliche Vorgaben gleichzeitig zu bewältigen.

Welche regulatorischen und administrativen Anforderungen binden derzeit besonders viele Ressourcen?
Ein großes Thema ist derzeit NIS2, die Richtlinie zur Sicherung von Netz- und Informationssystemen. Die Anforderungen rund um Informationssicherheit und Cybersicherheit beschäftigen uns intensiv und binden entsprechend Ressourcen. Auch das Thema Nachhaltigkeitsberichterstattung ist weiterhin ein großes Projekt, auch wenn sich manche Vorgaben erfreulicherweise etwas abgeschwächt haben. Dennoch müssen wir die notwendigen Kennzahlen und Informationen bereitstellen, etwa für den Lagebericht im Rahmen der Bilanz. Das ist organisatorisch und inhaltlich ein erheblicher Aufwand. Bei Ausschreibungen hat es zwar durch Novellen Erleichterungen gegeben, dennoch bleibt das Thema sehr aufwendig. Der Unterschied zwischen dem Einkauf in einem privaten Unternehmen und in einem öffentlichen oder öffentlichkeitsnahen Unternehmen ist enorm. Im öffentlichen Bereich kommen umfangreiche juristische Vorgaben dazu, die in der Privatwirtschaft in dieser Form oft nicht bestehen.
Wir haben den Vorteil, dass uns eine interne Rechtsabteilung bei Ausschreibungen unterstützt. Andere Krankenanstaltenträger müssen dafür externe Rechtsanwaltskanzleien beauftragen, was natürlich zusätzliche Kosten verursacht. Neben den finanziellen Belastungen ist aber auch der Zeitaufwand ein wesentlicher Faktor. Vergabeverfahren sind komplex, dauern lange und erfordern viel Abstimmung, und genau diese Ressourcen fehlen dann an anderer Stelle.

Haben die knappen Ressourcen auch Auswirkungen auf die Versorgungspraxis?
Grundsätzlich ist ein Spital in erster Linie für die Versorgung der Patientinnen und Patienten da und nicht dafür, umfangreiche Berichte zu verfassen oder immer neue administrative Vorgaben abzuarbeiten. Dennoch müssen wir für Themen wie Nachhaltigkeitsberichterstattung, Vergabeverfahren oder regulatorische Anforderungen entsprechende personelle Ressourcen bereitstellen. Diese Aufgaben beschäftigen nicht nur den Einkauf, sondern auch die Fachabteilungen sehr intensiv. Damit werden Ressourcen gebunden, die an anderer Stelle möglicherweise sinnvoller eingesetzt werden könnten. Zeit und Personal fließen immer mehr in administrative Prozesse, die nicht direkt versorgungsrelevant sind.

Wo entstehen bei Vergabeverfahren die größten Reibungsverluste und gibt es Potenzial zur Vereinfachung?
Die größten Reibungsverluste entstehen durch die hohe Komplexität der Verfahren. Jedes Vergabeprojekt umfasst zahlreiche Vorgaben, Fristen und Dokumentationspflichten. In einem Vergabeakt muss sehr genau erhoben, begründet und nachvollziehbar festgehalten werden, warum welche Entscheidung getroffen wurde. Die Unterlagen müssen im Zweifel auch vor Gericht Bestand haben.
Darunter leiden auch Innovationsprojekte. Wenn knappe personelle Ressourcen vor allem in verpflichtende Abläufe fließen, bleibt weniger Zeit für Marktbeobachtung, Recherche und neue Ideen. Man konzentriert sich auf das Tagesgeschäft und darauf, Ausschreibungen korrekt abzuwickeln. Für strategische Weiterentwicklung fehlen dann oft die Kapazitäten.
Entlastung könnte durch schlankere, praxistauglichere Verfahren entstehen – ohne Transparenz und Rechtssicherheit aufzugeben. Auch Digitalisierung und der Einsatz von KI könnten standardisierte Prozesse vereinfachen. Bei regulatorischen Themen wie der Nachhaltigkeitsberichterstattung wäre aus meiner Sicht ebenfalls eine weitere Reduktion der Anforderungen sinnvoll. Gerade als kritische Infrastruktur braucht es zwar klare Regeln und Sicherheit, aber die Berichtspflichten sollten stärker darauf ausgerichtet sein, tatsächlich relevante Informationen zu liefern und Mehrfachmeldungen an unterschiedliche Stellen zu vermeiden.

Wie könnte das gelingen?
Eine Vereinheitlichung der Datenbasis wäre wichtig. Derzeit arbeiten Krankenhäuser österreichweit mit unterschiedlichen IT-Systemen und eigenen Datenstrukturen, dadurch laufen viele Prozesse parallel und mehrfach.
Ein konkretes Beispiel ist die Eignungsprüfung von Lieferanten. Diese muss derzeit bei Vergabeverfahren jeweils separat durchgeführt werden. Einfacher wäre eine zentrale Lösung, bei der bestimmte Nachweise und Eignungskriterien einmal geprüft und hinterlegt werden. Dann könnte man im Verfahren darauf zugreifen und müsste nicht jedes Mal von vorne beginnen. Das würde sowohl den Einkauf als auch die Fachabteilungen entlasten.

Sehen Sie kurzfristig Potenziale, um regulatorische Anforderungen zu vereinfachen?
Kurzfristig ist das schwierig, weil wir uns in einem sehr engen gesetzlichen Rahmen bewegen. Dinge, die gesetzlich vorgeschrieben sind, kann man nicht einfach weglassen – auch wenn der Wunsch nach weniger Bürokratie nachvollziehbar ist. Positiv war zuletzt, dass die Schwellenwerte für Direktvergaben angehoben wurden. Das hilft in der Praxis tatsächlich, weil dadurch bestimmte Beschaffungen einfacher und schneller abgewickelt werden können.
Als Einrichtung der kritischen Infrastruktur müssen wir hier sehr sorgfältig agieren. Was aus meiner Sicht wichtig wäre, ist ein stärkeres Vertrauen in jene Einrichtungen, die einkaufen. Das Bundesvergabegesetz ist sehr stark reglementiert und wirkt oft so, als würde grundsätzlich Misstrauen bestehen.
Ein weiterer Punkt ist die zunehmende Regulierungsdichte insgesamt. Kaum ist ein Thema entschärft, kommt das nächste. Ein Beispiel sind PFAS, per- und polyfluorierte Alkylsubstanzen, oder sogenannte Ewigkeitschemikalien. Sie kommen in sehr vielen Produkten vor, auch in Medizinprodukten. Wenn hier sehr strenge Verbote ohne realistische Übergangsfristen oder Ausnahmen kommen, könnte das für die Medizintechnik und damit auch für die Versorgung massive Probleme verursachen. Ähnliches gilt für neue Vorgaben wie zum Beispiel die Entwaldungsverordnung oder andere Berichtspflichten.
Mein Wunsch wäre, die Regulierung praxistauglicher zu gestalten: weniger Formalismus, mehr Vertrauen, schnellere und einfachere Verfahren und eine realistische Einschätzung der Auswirkungen auf Versorgung, Einkauf und Unternehmen.