Strategien für weniger Bürokratie

Das KDZ – Zentrum für Verwaltungsforschung ist ein österreichischer Thinktank und Kompetenzpartner für moderne öffentliche Verwaltung, der Bund, Länder und Gemeinden mit Forschung, Beratung und Praxiswissen unterstützt. Entbürokratisierung ist für das KDZ ein Kernthema, weil überbordende Regeln und Meldepflichten Prozesse verlangsamen, Ressourcen binden und die Handlungsfähigkeit von Verwaltung und Organisationen schwächen. Wie das gelingen kann, beschreibt Mag. Thomas Prorok, Geschäftsführer, KDZ – Zentrum für Verwaltungsforschung.

Wenn wir von „Entbürokratisierung“ sprechen: Was verstehen Sie konkret darunter?
Wir orientieren uns am Programm der Europäischen Kommission, die Verwaltungskosten für die Wirtschaft um 25–35 % senken will. Das heißt konkret, Abläufe schneller zu machen und den Umfang an Informationen zu reduzieren, die Betriebe aktuell an unterschiedliche Stellen an die öffentliche Verwaltung melden müssen.

Woran kann man Entbürokratisierung messen?
Wir messen das tatsächlich in Stundenpaketen. Das heißt, man erfasst, wie viele Stunden jemand in einem Betrieb an Arbeiten wie Lohverrechnung sitzt, um die erforderlichen Informationen zu den Mitarbeitenden zum Beispiel an die Statistik Austria, das Arbeitsinspektorat oder an das Finanzministerium zu melden. Wir arbeiten hier mit Schätzwerten, aber es geht schon im Detail darum, dass man sich konkrete Arbeitsprozesse im Soll-Ist-Vergleich ansieht.

Ist Entbürokratisierung aus Ihrer Sicht im Gesundheitswesen besonders anspruchsvoll?
Im Gesundheitswesen potenziert sich oft der Aufwand, weil viel mehr Player mitspielen und der Föderalismus sehr ausgeprägt ist. Es gibt Kompetenzen beim Bund, bei den Ländern, bei der Sozialversicherung und dann spielen noch viele Stakeholder bis hin zur Ärzte- und Apothekerkammer mit. Die Berichtspflichten sind aufgrund von Sicherheit und Qualität schon deutlich höher. Sprechen wir von einer Verwaltungsreform, mit Fokus auf Spitäler, sehen wir einen hohen administrativen Aufwand.

Wo entsteht Bürokratie für Unternehmen tatsächlich im Alltag?
Wir reden zwar von Entbürokratisierung, aber wenn man genau hinschaut, basiert die Bürokratisierung immer auf neuen Gesetzen. Die Bürokratie ist sozusagen die Umsetzung der Vorgaben in die Praxis. Das heißt, man muss sich gut überlegen, welchen zusätzlichen Aufwand ein neues Gesetz für die Anwendenden bringt. Diese sogenannte wirkungsorientierte Folgenabschätzung gibt es in Ansätzen, aber sie ist so schwierig und sperrig wie der Begriff selbst und greift noch nicht.
Gerade im Spital oder in der Ordination ist jede Verbesserung von Sicherheit und Qualität letztendlich eine Form der rechtlichen Absicherung und die führt unweigerlich zu noch mehr Dokumentationspflichten. Natürlich kann man diesen administrativen Aufwand bis zu einem gewissen Grad durch Digitalisierung erleichtern, aber auch hier sind wir erst ganz am Anfang eines langen Weges.
In den Unternehmen sehe ich zwei große Wendepunkte: die Administration und Berichtspflichten, wenn Produkte schon am Markt sind, also den laufenden Betrieb, aber auch den Innovationsprozess davor, wo es vieler Genehmigungen bedarf, um überhaupt an den Start gehen zu können. Hier ist Österreich mit oft sehr restriktiven Vorgaben kein Vorreiter in Sachen Entbürokratisierung.

Welche Bürokratie entsteht primär durch nationale Prozesse, welche durch EU-Vorgaben? Wo haben wir nationale Gestaltungsspielräume?
Innerhalb der Europäischen Union kann man das nicht mehr trennen. Was wir aber klar sehen, ist, dass Österreich im Gold-Plating die Nase vorne hat, also EU-Bestimmungen gerne übererfüllt. Nehmen Sie zum Beispiel das Arbeitszeitrecht, dessen Umsetzung durchaus nationale Spielräume eröffnet. Österreich interpretiert die Regelungen aber weitaus strenger und fordert weitergehende Berichtspflichten als viele andere Länder in Europa. Wirtschaftlich ist das ein großer Nachteil und da muss man sich schon die Frage stellen, ob wir nicht in manchen Punkten auf den EU-Durchschnitt zurückgehen könnten.

Österreich ist ein KMU-dominiertes Land. Gibt es typische „Bürokratie-Hotspots“ für die kleinen und mittleren Betriebe?
Wir sprechen hier von Unternehmen mit 25 bis 150 Mitarbeitenden und die haben deutliche Schwierigkeiten bei klassischen Aufgaben, wie etwa der Personalverwaltung. Das beginnt bei der Lohnverrechnung und reicht bis hin zur Dokumentation von Arbeitsschutzmaßnahmen. KMUs haben deutlich weniger Manpower, die sie dafür abstellen können. Je höher der Risikobereich, und da gehört Gesundheit sicher dazu, desto mehr muss dokumentiert werden.

Welche Prinzipien funktionieren in hochregulierten Bereichen wie der Gesundheit gut?
Es gibt eine proaktive Kooperation zwischen Betrieben und Behörden, das heißt Betriebe melden bestimmte Daten und es wird nur stichprobenartig überprüft. Wir haben das in Österreich etwa beim Finanzamt oder bei der Sozialversicherung. Dennoch muss man hier auch die Grenzen sehen, denn es geht auch um Korruptionsprävention, und da liegen wir in Österreich schon über dem Mittelfeld. Je dichter das Netz an Regulierungen, Mitteilungspflichten, Kontrollen und Überprüfungen, umso eher wird Missbrauch verhindert, Sicherheit verbessert, aber natürlich die administrative Last höher.

Viele Medizinprodukte-Betriebe nennen Beschaffung und Vergabe als einen Bürokratiekern. Wie beurteilen Sie das?
Das sieht naturgemäß die Wirtschaft ein bisschen anders als die Verwaltung. Aus Sicht der Verwaltungsforschung sind wir mit einer Bundesbeschaffungs GmbH gut aufgestellt und werden von vielen Ländern beneidet, weil es viele Prozesse sicherer und einfacher macht. Natürlich sind die gesetzlichen Regelungen dahinter komplex und es ist angesichts der globalen Konflikte sicher zu überlegen, Regelungen so zu verändern, dass europäische Firmen einfacher zum Zug kommen, sodass wir vom Billig- zum Bestbieterprinzip kommen.
Dazu braucht es andere nachvollziehbare Kriterien, die etwa Qualität oder Innovation fördern. Das machen andere Länder offener und innovativer als Österreich. Wichtig ist, dass wir nachvollziehbare und transparente Kriterien haben, die im Nachhinein nicht angefochten werden und damit den Unternehmen und der Verwaltung viel Zeit und Geld kosten und die Vergabeverfahren unnötig in die Länge ziehen.

Gibt es Modelle, die Sie empfehlen, um die Zunahme der Bürokratie in Zukunft besser im Auge zu behalten?
Damit Entbürokratisierung nicht als einmalige Kraftanstrengung verpufft, braucht es Strukturen, die dauerhaft als fixer Teil von Gesetzgebung, Vollzug und Evaluierung mitlaufen. Genau darauf zielt auch das Argument aus der Verwaltungsreform ab: Bürokratie entsteht nicht nur durch neue Regeln, sondern vor allem dadurch, dass Regeln selten wieder verschwinden.
Ein besonders wirksames Instrument ist die Sunset-Legislation: Gesetze oder einzelne Bestimmungen erhalten ein Ablaufdatum, sofern sie nicht aktiv verlängert werden. So entsteht automatisch ein Zeitpunkt, an dem man sich fragen muss: „Brauchen wir das noch?“ Das dreht die Logik um: Nicht der Abbau braucht ständig politischen Mut, sondern die Fortführung muss begründet werden. Gerade dort, wo sich im Lauf der Jahre „Regelschichten“ bilden, kann das echte Entlastung bringen.

Wenn Sie drei Prozesse in einem KMU auswählen müssten, die heute am meisten Zeit binden – welche wären das aus Ihrer Sicht?
Aus Sicht vieler Betriebe stehen vor allem die Berichts- und Sorgfaltspflichten rund um die Arbeitszeit ganz oben. Diese Vorgaben betreffen praktisch jeden Betrieb und gerade dort, wo es um Arbeitszeitaufzeichnungen, Nachweise, Fristen und damit verbundene Dokumentationspflichten geht, sind die Anforderungen in Österreich besonders streng und im Alltag entsprechend aufwendig.
Als zweiter großer Zeitblock werden häufig Prüf- und Kontrollprozesse genannt. Ob Sozialversicherung oder Finanzamt – in regelmäßigen Abständen kommt es zu Überprüfungen, bei denen nicht nur die eigentliche Prüfung, sondern vor allem die Vorbereitung, das Zusammenstellen von Unterlagen und die interne Koordination Ressourcen binden, die im Kerngeschäft fehlen.
Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage, welche Entlastung strukturell möglich wäre, etwa über Shared Services. Gemeinsame Servicestellen könnten standardisierte Aufgaben bündeln, beispielsweise bei Vergabeunterlagen, Eignungsprüfungen oder Vertragsstandards. Das würde nicht nur Doppelarbeit reduzieren, sondern auch die Qualität und Einheitlichkeit erhöhen: weniger Interpretationsspielräume, klarere Templates, schnellere Abläufe.
Entscheidend ist dabei, welche Effekte Entbürokratisierung ganz konkret bringen soll: in der Versorgung durch mehr Verfügbarkeit und Geschwindigkeit, in der Innovation durch erleichterte Pilotierungen und schnellere Verbreitung guter Lösungen – und am Standort durch bessere Bedingungen für Investitionen, Skalierung und Wachstum. Gleichzeitig gehört zur Debatte auch die Frage nach möglichen Risiken: Wo könnte Entbürokratisierung unbeabsichtigt neue Unsicherheiten schaffen, Kontrolllücken öffnen oder Haftungsfragen verschieben?
Spannend ist in diesem Zusammenhang auch der Blick in andere stark regulierte Branchen wie Luftfahrt oder Finanzmarkt: Was lässt sich dort an Standardisierung, Auditlogik oder Compliance-Design übernehmen und was passt nicht, weil Gesundheitsversorgung andere Schutzgüter, andere Dynamiken und andere Verantwortungsketten hat? Am Ende läuft es auf eine sehr praktische Unterscheidung hinaus: Was könnten Politik, Verwaltung und Branche ab morgen anders machen – etwa durch schlankere Nachweispflichten, bessere Schnittstellen, Standarddokumente und klarere Regeln – und wo braucht es realistisch längere Systemumbauten, zum Beispiel bei IT-Infrastruktur, Interoperabilität, Zuständigkeiten und übergreifenden Daten- und Prozessstandards.